Ante la incertidumbre y la alarma que está causando en el seno de las empresas la crisis sanitaria provocada por el Coronavirus COVID-19, el Club Excelencia en Gestión ha elaborado un listado de cinco recomendaciones de cómo implementar el teletrabajo en la empresa. Con ella quieren ayudar a las organizaciones a gestionar mejorar esta situación y adaptarse de forma ágil a la situación extraordinaria que estamos viviendo.

Como ya se ha recomendado desde todos los frentes, debe fomentarse el teletrabajo para evitar contactos innecesarios que nos pongan en riesgo de contagio. Aunque no se puede generalizar, en muchos sectores hay una buena parte de los trabajos que pueden realizarse sin necesidad de desplazarse de la vivienda. La actual coyuntura hace necesario que todos los puestos en los que sea posible se cubran desde casa. Y así lo están decretando todas las administraciones en nuestro país.

Pero, según el Club Excelencia en Gestión, esto puede y debe venir acompañado de una serie de medidas y herramientas que contribuyan a minimizar los efectos negativos de la adopción de la medida por parte de las organizaciones. ¿Cómo afrontar estas situaciones excepcionales de teletrabajo generalizado sin que reine el caos? La asociación sin ánimo de lucro aconseja, por ejemplo, establecer nuevos grados de flexibilidad horaria, implementar sistemas de comunicación e intercambio en la nube para coordinar y agilizar mejor el trabajo telemático y fomentar la formación online y las reuniones virtuales.

Cómo implementar el Teletrabajo

Es una fórmula adecuada para situaciones especiales del trabajador o en casos como la pandemia recientemente declarada. ¿Pero cómo es posible implementar el teletrabajo en la empresa sin que el trabajador baje su rendimiento? O incluso incrementándolo. Según el Club Excelencia en Gestión, para funcionar de esta manera es muy importante habilitar al trabajador un equipo preparado y ciberseguro. Debe poder realizar sus funciones de forma remota en las mismas condiciones en que las realizaría en su entorno de trabajo habitual.

Además, para medir los resultados del empleado trabajando bajo esta modalidad, existen herramientas específicas. Estas también pueden ayudar a calcular el grado de madurez o compromiso de los trabajadores con la organización a la hora de adoptar este modelo de trabajo. De este modo, se van reajustando las condiciones del trabajador hasta dar con la mejor solución.

Digitalización

Mandar a los empleados a trabajar desde casa no saldrá bien si no disponemos de un buen nivel de digitalización. Es este el motivo por el que se hace tanto hincapié en la necesidad de poseer las herramientas digitales apropiadas para que el empleado sea productivo. En casos como el actual, será mucho más sencillo fomentar el teletrabajo si se cuenta con softwares de comunicación entre empleados y relación con clientes y proveedores y con herramientas que automaticen la mayor parte de los procesos.

En este sentido, el Club Excelencia en Gestión recomienda servidores alojados en la nube que estén bien protegidos para poder dar respuesta a las demandas de los clientes desde cualquier lugar. Pero la tecnología tiene que implicar al mismo tiempo un cambio en la cultura de la organización y en la forma de trabajar y relacionarse para acostumbrarse al teletrabajo</b.

Por otra parte, un paso imprescindible hacia la digitalización es disponer de una plataforma digital para potenciar los contenidos online e impulsar las actividades virtuales. Cuanto más se facilite el trabajo y la interacción online tanto a los empleados como a los clientes, menos necesidad habrá de personarse en las reuniones o consultas.

Flexibilidad

La rigidez horaria no es adecuada cuando el motivo por el que se teletrabaja es atender responsabilidades familiares o personales. Por ello, el Club Excelencia en Gestión recomienda establecer una comunicación fluida con nuestros empleados para poder conocer sus limitaciones, necesidades y preferencias en lo que respecta a las condiciones horarias. De este modo, se podrá adaptar la jornada a cada trabajador sin que este pierda productividad. Es aconsejable, asimismo, evitar fijar reuniones de forma unilateral o fechas de entrega inamovibles.

En este punto juega un papel esencial también la cultura organizativa y la metodología de trabajo que el líder de la organización sea capaz de transmitir. Para entender cómo implementar el teletrabajo es necesario que el propio CEO, jefe de departamento, director o autónomo, empleador sepa cómo crear valor a través de esta modalidad y contribuya con su ejemplo a dar el paso del presencialismo al trabajo flexible basado en la productividad y la eficiencia.

Videoconferencia

¿Cómo implementar el teletrabajo en la empresa sin eliminar las citas y reuniones que ya se habían concertado? Las videollamadas o multiconferencias son una opción muy útil para afrontar casos como el que estamos atravesando en estos momentos con el COVID-19. Permiten una comunicación audiovisual a distancia con la que se pueden tener reuniones virtuales para trazar estrategias de equipo o organizar el trabajo. Además, evita desplazamientos innecesarios y el coste que estos pueden generar, así como los retrasos o las ausencias provocados por imprevistos durante el trayecto. Es, por tanto, un sistema rápido, accesible y económico.

Otra aplicación de la videoconferencia es la celebración de encuentros y jornadas online. Así como la transmisión de conocimiento mediante cursos y seminarios electrónicos. El uso del streaming en directo o el webinar brinda infinidad de posibilidades para seguir adelante con los eventos y reuniones previstas sin que se produzcan contratiempos que obliguen a cancelarlos. Además, en caso remoto de cancelación, es muy sencillo establecer otra fecha y horario. En cambio, en las reuniones y eventos presenciales la disponibilidad de tiempo y para desplazarse son clave.

Sentido común y empatía

Ante todo, el Club Excelencia en Gestión insta a usar el sentido común y la empatía para evitar que cunda el pánico y se produzca una situación de falta de organización. La incertidumbre se combate con racionalidad, cooperación y siguiendo unas normas de protocolo ante crisis. Estas las debe dictar la empresa y deben ser consecuentes con las medidas tomadas por las Administraciones Públicas. Asimismo, la gestión de la empresa será mucho más fácil si se apoya y se informa bien al empleado en todo momento. Esto evitará que se extienda la sensación de desprotección o de incertidumbre respecto a la situación.