Tan solo el 7,9 % de la personas ocupadas teletrabajó en el cuarto trimestre de 2019 en España, según datos de Adecco. Sin embargo, trabajar desde casa se ha convertido en una solución impuesta por la coyuntura: la crisis del coronavirus obliga a las empresas enviar a los trabajadores a sus hogares. Para aquellos que nunca han teletrabajado o que no están habituados a ello, es importante aprender a gestionar el tiempo de trabajo de forma óptima y evitar distracciones y la procastinación propia de cuando se está en casa. ¿Cómo ser más productivo en el teletrabajo? Sodexo Beneficios e Incentivos recopila cuatro métodos útiles que se pueden poner en práctica para mejorar el trabajo a distancia (también el trabajo convencional):

Técnica Pomodoro

Se trata de un método de mejora de la gestión del tiempo que destaca por su sencillez. Fue ideado por el consultor italiano Francesco Cirillo en los años 80 y consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. A los periodos de trabajo se les denomina pomodoros. Durante los mismos, el trabajador debe dedicarse a una tarea concreta evitando cualquier distracción. Casa cuatro pomodoros es recomendable descansar durante más tiempo, 15 o 20 minutos.

Este método puede ayudar a incrementar la productividad y la eficacia en el trabajo de oficina en general, no solo en el teletrabajo. Este método parte de la idea fundamental de que las pausas establecidas contribuyen a mejorar la agilidad mental y el rendimiento a la hora de desempeñar las tareas asignadas. La respuesta a cómo ser más productivo puede estar en la adecuada distribución de actividad y descanso.

Técnica «Comerse la rana»

Se trata de un hábito de priorización de las tareas más importantes, costosas o difíciles. Una de las claves de cómo ser más productivo es establecer un orden de prioridad de las gestiones que se deben realizar a lo largo de una jornada. Con esta metodología se puede organizar el tiempo de la jornada siguiendo esa jerarquía de dificultad o relevancia. Generalmente se tiende a dejar para el final las tareas más complejas o que requieren más tiempo. Esto provoca que se acaben dejando para otro momento y se aplacen constantemente.

Para cambiar este comportamiento, Brian Tracy creó la técnica «Cómete una rana», que alude a la cita del escritor Mark Twain: «Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá durante el día». El método consiste en realizar la tarea más difícil o desagradable en primer lugar. Una vez finalizada, el resto de las tareas parecerán sencillas en comparación. De este modo se puede evitar la procrastinación, ya que empezar por las tareas fáciles puede hacer que nos confiemos y nos lo tomemos con calma. 

Regla de los dos minutos

Esta técnica parece chocar con la anterior pero son perfectamente complementarias. Se basa en establecer dentro de nuestras rutinas de trabajo la norma de realizar de forma inmediata las tareas que conlleven menos de dos minutos. No se trata de que pasen a ser prioritarias respecto a las demás en el sentido de que se deba planificar hacerlas antes. Por su sencillez ni siquiera entran en la misma categoría de tareas que deben ser ordenadas. Se trata de que en el momento en que se nos vienen la mente se efectúen en el acto, al suponer un gasto de tiempo muy pequeño.

La finalidad de este método es dejar de perder tiempo pensando y apuntando las gestiones a realizar para, en vez de eso, hacerlas inmediatamente y quitárnoslas de encima. La regla de los dos minutos nace con el método Getting Things Done (GTD) obra de David Allen. Según el autor del sistema, la mayoría de las tareas que se postergan para más delante no son en realidad difíciles de hacer. Se tienda a posponerlas únicamente por diferentes motivos como la saturación, el estrés o la procrastinación.

Método Ivy Lee

Una de las claves de cómo ser más productivo es la planificación. Esta metodología sirve para organizar la jornada de trabajo mediante una lista de tareas. Ivy Lee, un profesional de las Relaciones Públicas, creó este sistema a principios del siglo XX para mejorar el rendimiento de sus clientes. La técnica consiste en elaborar al final de la jornada laboral una lista de las seis cosas más importantes que hay que realizar al día siguiente. Según su creador, no hay que anotar nunca más de seis tareas. Y es necesario colocarlas en orden de prioridad. En primer lugar, la más urgente.

Con este método se evita el multitasking, ya que para pasar a otra tarea es requisito haber finalizado la anterior y tacharla de la lista. Las tareas no terminadas durante la jornada se corren a la lista del día siguiente. Y así sucesivamente. De esta modo, la jornada siempre está organizada con antelación y el empleado puede concentrarse mejor en la tarea que tiene entre manos en cada momento.