Afortunadamente, cada vez hay más trámites y gestiones que se pueden realizar online, esto es de gran ayuda para los profesionales independientes a los que nos suelen faltar horas en el día. Una de las herramientas que más te puede ayudar como autónomo a ahorrar tiempo es la firma electrónica. 

¿Qué es la firma electrónica?

Gracias a esta herramienta simplificas mucho los trámites y comunicaciones con tus proveedores, trabajadores, clientes, etc. ya que, sustituye a la firma con bolígrafo en documentos en papel. 

La firma electrónica está dividida en tres categorías en función de la seguridad que ofrecen:

Simples

Es la equivalente a una firma manuscrita. Por ejemplo, las firmas en documentos PDF escaneados, cuando haces clic en el botón ‘Aceptar’ de una web, o tu nombre en la firma de un correo electrónico. 

Avanzadas

Estas ofrecen más seguridad que las simples. Se utiliza una tecnología de cifrado para agrupar una serie de datos personales que te identifican. Una vez que firmas un documento con una firma electrónica avanzada ya no se puede modificar. Estos software están obligados a cumplir con el artículo 26 del Reglamento (UE) Nº 910/2014 del 23 de junio de 2014

Cualificadas

Esta categoría de firma electrónica es la que mayor seguridad ofrece. Tiene validez legal ya que están avaladas con un certificado cualificado que es proporcionado por alguno de los proveedores acreditados por la UE. Ellos son los encargados de emitir esta firma electrónica y de verificar tu identidad. 

Dependiendo del tipo de comunicación que estés realizando te servirá una u otra de estas categorías de firmas digitales. 

¿Cómo funciona y cómo consigo la firma electrónica avanzada?

Para los trámites en los que prima la inmediatez y la facilidad se suele utilizar la firma electrónica avanzada con la que puedes identificar a tus proveedores o clientes. Para obtener la firma electrónica avanzada solo tienes que acceder desde tu ordenador o móvil a uno de los servidores autorizados. Algunos de ellos son: Signaturit, Firmafy, Docuten, Onegolive. 

¿Cómo funciona y cómo consigo la firma electrónica cualificada?

La firma electrónica cualificada consiste en una serie de datos personales que sirven para identificar y autentificar la identidad de una persona física o jurídica. Estos datos están reunidos en un documento electrónico que solo pueden emitir entidades certificadas por la UE. En España es la Secretaría de Estado para la Sociedad de la Información y la Agenda Digital del Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital el encargado de certificar a estos Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza. 

Ventajas de la firma electrónica para los autónomos

La digitalización empresarial aporta al mercado grandes beneficios y mayor fluidez. Gracias a la firma electrónica se han agilizado gran cantidad de trámites:

• Ahorro de tiempo. Ya no es necesario imprimir los documentos para firmarlos y luego escanearlos. Reduciendo la burocracia, optimizas el tiempo que tu equipo y tú podéis dedicar a resolver otras cuestiones y a aumentar la productividad de tu empresa.
• Reducción de costes. Al no tener que desplazarte para firmar documentos a otras oficinas, ciudades o países, te ahorras los costes de desplazamiento. 
• Sostenibilidad. Ahorras papel, ya que no hay que imprimir ningún documento, todo lo puedes hacer desde tu ordenador, móvil o tablet. 
• Control de documentos. Puedes tener todo archivado en tu ordenador, en la nube o en el servidor que elijas. Se facilita el acceso a otras personas del equipo agilizado las gestiones. 
• Mayor alcance. Puedes realizar trámites, firmar contratos, etc. con empresas o personas de cualquier parte del mundo en pocos minutos. 
• Flexibilidad. Gracias al trabajo digitalizado puedes trasladar tu oficina a cualquier lugar (casa, cafetería, playa…).
• Seguridad jurídica. El sistema de la firma digital emitida por un proveedor certificado ofrece todas las garantías jurídicas necesarias. 
• Prestigio. Tus clientes y proveedores verán en ti un profesional actualizado, práctico y eficaz. Tener una buena imagen repercute positivamente en tu negocio. 

Con solo un pequeño gesto para solicitar tu firma electrónica, obtendrás grandes beneficios para tu negocio. 

[Fotografía: Scott Graham en Unsplash]