jueves, 24 Sep, 2020

¿Qué es la factura electrónica y qué ventajas aporta?

por | Ago 27, 2020 | Ser autónomo

Factura Electrónica

En la era de la digitalización no podía faltar la factura electrónica. Si aún no ha llegado a tu vida o, mejor dicho, a tu negocio, no dudes en leer este artículo. Te contamos todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica: qué es, cuáles son las ventajas y cómo funciona. 

¿Qué es la factura electrónica?

El uso de la facturación electrónica ya es una realidad en la mayoría de las empresas, Pymes y entre los autónomos. La factura electrónica se genera telemáticamente, sustituye a la factura en papel, tiene el mismo valor legal y, además, ofrece mayor seguridad. 

Consiste en un fichero que contiene toda la información legal que debe reflejar un factura que se envía de forma telemática (de un ordenador a otro) y que, gracias a la firma electrónica, asegura su autenticidad. 

Ventajas de la facturación electrónica

Son muchas las ventajas para tu negocio que encontrarás si adoptas la facturación telemática:

  • Reducción de costes, ya que no gastas papel ni tinta de impresora.
  • Fomentas la sostenibilidad del planeta
  • Aumentas la eficiencia en los procesos internos y externos del día a día ahorrando tiempo. 
  • Se puede integrar con otras aplicaciones de gestión internas de las que ya dispongas en tu empresa.
  • Conocer en tiempo real la previsión de pago de tus clientes mediante la comunicación telemática.
  • Al obtener información de manera inmediata, agilizas la toma de decisiones.
  • Seguridad en el control de tu contabilidad.
  • Detección de posibles errores en tu facturación o contabilidad.
  • Además, debes tener en cuenta que en el futuro va a ser obligatoria la facturación digitalizada con las Administraciones Públicas.

FAQ sobre la factura electrónica

Antes de tomar la decisión de digitalizar tu facturación, seguro que tienes un montón de preguntas y dudas que aclarar. 

1. ¿Tiene validez legal la factura electrónica?

Por supuesto, tiene la misma validez legal que una factura en papel. 

2. ¿Es necesaria la aceptación de mi cliente para enviarle una factura digital?

La aceptación por parte de tu cliente puede ser expresa o tácita. Es decir, es suficiente con que el receptor de la factura electrónica disponga de los medios para recibirla, haya sido informado con anterioridad de que a partir de determinada fecha dejará de recibir las facturas en papel para hacerlo telemáticamente y dé su consentimiento expreso o no comunique su rechazo a dicha recepción pudiendo comprobar que ha recibido la información (por ejemplo, accediendo a una web o portal electrónico).

3. Si adopto la facturación electrónica, ¿tiene que ser para todos mis clientes o puede ser solo para algunos?

No, puedes hacer facturas en papel para aquellos clientes que así lo deseen y digital para el resto. Incluso, puedes emitir al mismo cliente unas facturas en papel y otras electrónicas dentro del mismo ejercicio.

4. ¿Qué tiene que hacer el destinatario de mi factura electrónica?

Debe guardarlas de manera ordenada para permitir el acceso con facilidad. Para lo cual tiene que disponer del software necesario para validar la firma, permitir visualizaciones completas, copias o descargas en linea e impresiones. 

5. ¿Puede llevar la facturación de mi empresa un tercero?

El emisor puede ceder la expedición de las facturas digitales a un tercero, también puede ceder la conservación de las mismas. 

También el destinatario de las facturas electrónicas puede ceder su recepción y conservación a un tercero. 

En cualquiera de los casos, los responsables ante las autoridades son los llamados obligados tributarios (el profesional que debía expedir la factura y su cliente destinatario). 

6. ¿El destinatario puede modificar la factura digital?

No puede modificar el contenido de la factura y debe mantenerlo íntegro. 

7. ¿Qué formatos son válidos para la factura digital?

Existen varios tipos de ficheros que son válidos para la factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. Como referente, la Agencia Tributaria utiliza XML con una estructura determinada conocida como formato «Facturae» (antes conocida como formato AEAT-CCI).

Además, la palabra formato también se refiere a la estructura de la firma. Para la cual, puede usarse PKCS7, XadES, PDF,… De nuevo, os pongo de ejemplo a la Agencia Tributaria que usa un formato XML dado por el estándar XadES. 

Por último, el contenido de la factura y la firma van en un fichero que suele tener la extensión «.fir». 

Si aún tienes algunas dudas que resolver, consulta la página de la Agencia Tributaria y si ya te has decidido a implementar en tu negocio la facturación electrónica, puedes acceder a una información detallada en el portal de FACTURA-e

[Fotografía: Austin Distel en Unsplash]

<a href="https://elnuevoautonomo.com/author/patriciaflorin/" target="_self">Patricia Florín</a>

Patricia Florín

Estudié Arte Dramático y, como gran parte de mis compañeros, fui muchos 'personajes': camarera, secretaria, comercial, pastelera, gestor de banca... Pero, de todos ellos, elijo ser redactora. Me apasiona la escritura, te da la oportunidad de seguir aprendiendo todos los días sobre temas a los que, de otra forma, nunca llegarías. Un día escribes sobre moda y al otro sobre derechos humanos. ¡Qué esquizofrénico, ¿no?! Eso es lo apasionante, acercarte a otras realidades e intentar empatizar con ellas.

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